Penanggung jawab penandatanganan dokumen sebaiknya ditentukan berdasarkan jenis dokumen, nilai transaksi, dan kewenangan jabatan di setiap divisi. Penetapan ini dicatat dalam matriks kewenangan tertulis. Dengan tanda tangan digital, matriks itu bisa diterapkan langsung pada alur persetujuan.
Saat Tanda Tangan Datang dari Orang yang Salah
Bayangkan kontrak pengadaan ditandatangani manajer keuangan, padahal kewenangannya ada pada direktur operasional. Dokumen sudah dikirim ke vendor. Perusahaan harus menarik ulang dokumen dan menjelaskan kekeliruan itu. Masalah seperti ini biasanya muncul karena batas kewenangan tidak pernah dituliskan.
Skenario sebaliknya juga umum terjadi. Staf administrasi menahan dokumen berhari-hari karena tidak tahu siapa yang berhak menandatangani. Proses yang seharusnya selesai dalam sehari ikut tertunda.
Mulai dari Pemetaan Jenis Dokumen
Langkah awal adalah mendata dokumen yang rutin beredar di setiap divisi. Contohnya kontrak kerja, purchase order, berita acara, dan surat penawaran. Setiap jenis dokumen kemudian dikelompokkan berdasarkan risiko hukum dan nilai finansialnya. Dokumen berisiko tinggi perlu penandatangan di level jabatan lebih tinggi.
Pemetaan sebaiknya melibatkan perwakilan setiap divisi, bukan hanya tim hukum. Staf yang menangani dokumen sehari-hari biasanya tahu titik rawan yang luput dari kebijakan tertulis. Hasilnya kemudian disahkan direksi agar mengikat seluruh divisi.
Hubungan Jabatan, Nilai, dan Kewenangan
Kewenangan tanda tangan sebaiknya mengikuti anggaran dasar, surat keputusan direksi, atau kebijakan internal. Bukan kebiasaan atau kedekatan dengan pihak yang meminta tanda tangan. Setiap divisi cukup memiliki satu penanggung jawab utama dan satu pengganti saat berhalangan. Penandatanganan oleh pelaksana tugas perlu dituangkan dalam surat penugasan.
Sisi Hukum yang Tidak Boleh Dilewatkan
Tandatangan elektronik memiliki dasar hukum pada UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019. Pasal 11 UU ITE menetapkan syarat agar kekuatan hukumnya sah. Antara lain, data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penandatangan. Perubahan setelah penandatanganan juga harus dapat diketahui.
Beberapa jenis dokumen, seperti akta notariil, memiliki ketentuan khusus. Perusahaan perlu memastikannya dengan penasihat hukum.
Manual atau Digital: Apa yang Berubah di Lapangan
Perbedaan terbesar terlihat pada kemudahan menelusuri siapa menandatangani dokumen apa. Tabel berikut merangkum empat kriteria yang biasanya dipertimbangkan perusahaan.
| Kriteria | Tanda Tangan Manual | Tanda Tangan Digital |
| Penelusuran penandatangan | Bergantung pada arsip fisik | Tercatat dalam riwayat dokumen |
| Pembatasan kewenangan | Sulit dikontrol di lapangan | Bisa diatur lewat peran pengguna |
| Kecepatan persetujuan | Menunggu dokumen berpindah tangan | Bisa diproses dari mana saja |
| Penyimpanan dokumen | Rawan hilang atau tertukar | Tersimpan terpusat |
Untuk contoh pengaturan peran penandatangan, perusahaan dapat cek di sini layanan tanda tangan digital sebagai bahan pembanding.
Langkah Praktis Menyusun Matriks Kewenangan
- Daftar semua jenis dokumen yang keluar dari setiap divisi selama tiga bulan terakhir.
- Tentukan batas nilai transaksi untuk tiap level jabatan, misalnya manajer, direktur divisi, dan direksi.
- Tunjuk satu penandatangan utama dan satu pengganti untuk setiap divisi.
- Tuangkan keputusan itu dalam surat keputusan atau memo internal yang ditandatangani direksi.
- Samakan matriks dengan pengaturan peran di aplikasi tanda tangan.
- Tinjau ulang matriks setiap ada pergantian jabatan atau restrukturisasi.
Jejak Penandatanganan untuk Kebutuhan Audit
Matriks yang rapi tetap membutuhkan bukti pelaksanaan. Riwayat penandatanganan menunjukkan siapa yang menandatangani, kapan, dan pada versi dokumen yang mana. Catatan ini membantu tim hukum dan auditor saat terjadi sengketa. Penelusuran kesalahan pun tidak perlu lagi melewati tumpukan arsip.
Pertanyaan yang Sering Muncul
- Siapa yang berwenang menunjuk penandatangan dokumen perusahaan?
Penunjukan mengikuti anggaran dasar serta keputusan direksi atau pemilik usaha. - Apakah tandatangan elektronik sah untuk dokumen internal?
Tandatangan elektronik sah selama memenuhi persyaratan dalam UU ITE dan aturan turunannya. - Bagaimana jika penandatangan utama sedang berhalangan?
Penandatangan pengganti yang sudah ditetapkan secara tertulis dapat menggantikannya.
Tata Kelola Dokumen ke Depan
Penetapan penanggung jawab penandatanganan akan makin penting seiring meluasnya dokumen digital di perusahaan. Kewenangan yang tertulis jelas cenderung mengurangi sengketa internal soal keabsahan dokumen. ezSign dapat menjadi salah satu referensi bagi perusahaan yang ingin menyelaraskan matriks kewenangan dengan alur digital.